Waarom CPBS

CPBS voor beter leveranciersmanagement!

• In industriële bedrijven in Nederland wordt 60 tot 80 % van de omzet ingekocht. Effectief leveranciersmanagement is daarom cruciaal voor het managen van de (project)prestaties van het eigen bedrijf.
• Leveranciersmanagement, een wezenlijke kerntaak van de inkooporganisatie, vraagt voor iedere inkoop om een kwaliteitscontract met specifieke, meetbare, en zowel realistisch als ambitieus gestelde doelen. Deze vaak arbeidsintensieve en tijdrovende taak krijgt door de tijdsdruk in veel bedrijven en organisaties niet altijd voldoende kwaliteitsaandacht.

Denkt u dat er in uw organisatie ook ruimte is voor verbetering van leveranciersmanagement?

• CPBS neemt op de werkvloer zowel de administratieve rompslomp als de wachttijden weg voor de doeltreffende lokale productie van complete contracten en bijlagen. Met behulp van sjablonen en profielen wordt de kwaliteit centraal geborgd op volledigheid, consistentie, kwaliteit en autorisatie.
• Gedurende hun looptijd worden de met CPBS geproduceerde contracten intelligent en via de inkooporganisatie semi-automatisch beheerd op leveranciersprestatie.
• Naast ondersteuning van de dagelijkse inkoop en projectactiviteiten, ondersteunt CPBS zowel de tactische als strategische besluitvorming.

Voorwaarden voor managen van leveranciers op hun prestatie

• In de eerste fase van het inkoopproces wordt in een professionele organisatie de vastgestelde behoefte voorzien van goed gedocumenteerde specificaties. Dit pakket wordt als offerteaanvraag gestuurd naar verschillende leveranciers. Na selectie van de leverancier moet het resultaat van de onderhandelingen vastgelegd worden in een solide contract dat in alle opzichten (vakinhoudelijk, planmatig, prijstechnisch, juridisch) volledig, precies en evenwichtig moet zijn. 
• Een juist contract vormt de basis voor leveranciersmanagement. Dit onderstreept het belang van de SMART (Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdgebonden) formulering van verplichtingen en rechten in contracten. Contracten die niet voldoen aan deze criteria zullen in de praktijk moeilijk gebruikt kunnen worden voor het managen van leveranciers. Partijen zullen het moeilijk met elkaar eens worden als tevoren niet precies is vastgelegd hoe de prestaties worden gemeten en wat de specifieke en realistische afspraken tussen inkoper en verkoper zijn. 
• Met name de wederzijdse rechten en plichten (inclusief sancties op niet nakomen of voldoen aan contractverplichtingen) die zijn vastgelegd, zijn bepalend voor het succes van de transactie. Dit geldt zeker voor alle kritische transacties die een grote invloed hebben op het eindresultaat (de bottom-line) van een onderneming.
• Tekortkomingen in het contract kunnen in het volgende traject leiden tot nadelen van uiteenlopende omvang door vertraging, herstelwerk, claims, reputatieschade etc.
• Standaardcontracten zijn niet altijd dekkend genoeg of te uitgebreid voor de verschillende soorten transacties. Aanpassing van (standaard) contracten is arbeidsintensief, tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk communiceerbaar tussen de (inkoop)professionals. Bovendien zal elke aanpassing leiden tot een nieuw (type) contract. Kwaliteit van wijzigingen in een contract(configuratie) blijkt in veel organisaties niet waterdicht en onvoldoende beheerd en geborgd. 

CPBS biedt een waterdichte oplossing voor het slagvaardig managen van leveranciers op prestatie
door het flexibel produceren van op maat gesneden specifieke contracten die compleet zijn en voldoen aan alle kwaliteitscriteria.

• De inkooporganisatie stelt in CPBS met minimale administratieve inspanning, waar nodig in overleg met de interne klant, het passende complete contract op met behulp van centraal beheerde contractprofielen en sjablonen. Daarmee wordt automatisch aan alle kwaliteitseisen voor een solide contract voldaan. Het contract wordt zonder de normale inkoopwerkzaamheden merkbaar te vertragen in CPBS opgebouwd bij het voorbereiden van offerteaanvragen en tijdens de onderhandelingen met leveranciers. De contracten worden elektronisch voorzien van de benodigde autorisatie voor zij voor ondertekening worden aangeboden aan de leverancier.
• Met CPBS kan gedurende de looptijd van het contract tijdig corrigerende actie worden ondernomen om vertraging of schade aan projecten te voorkomen. Indien nodig en mogelijk kunnen overeengekomen sancties worden geactiveerd
• CPBS neemt voor de inkooporganisatie de administratieve werkdruk voor contractbeheer vrijwel volledig weg.
• Wat overblijft is het slagvaardig managen van leveranciers. Daarvoor moet gedurende de looptijd van het contract worden gecontroleerd of de leverancier voldoet aan de overeengekomen verplichtingen.
• Automatisch worden op de vooraf bepaalde kritische momenten de contractbeheerders/leveranciermanagers tijdig per e-mail met alle ondersteunende informatie en documenten geïnformeerd op welk contract controles en acties moeten worden genomen of sancties geactiveerd.

CPBS ondersteunt op termijn ook tactische en strategische besluitvorming
Goed bedrijfsmanagement destilleert uit de opgeslagen historie informatie die tactische en strategische besluitvorming voor verbetering van de bedrijfsprestaties (kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit) ondersteunt.